打造数字化项目成本管控系统，助力湖南建投一建持续增长
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湖南省第一工程有限公司2021年底开始使用钉钉，通过钉钉实现了员工考勤、在线审批、企业知识库管理以及项目成本风险管控数字化，提高了办公效率，加速了工程企业数字化转型，提升了企业数据分析和管理能力。
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湖南省第一工程有限公司（以下简称“湖南建投一建”）隶属于湖南省建设投资有限公司，成立于1995年，是一家以建筑施工为主导的企业。为了提高企业办公效率、管控项目成本、加速工程企业数字化转型，湖南建投一建选择了钉钉作为数字化转型的合作伙伴。2021年起，湖南建投一建与钉钉合作，开始借助钉钉专业版和宜搭进行数字化改革。
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湖南省第一工程有限公司是湖南建投集团成员企业。因为公司的项目分布在全国各地，我们之前一直是走线下审批流程，时间成本较高，业务数据很难实现互联互通和共享。使用钉钉系统后，公司所有的审批流全部都在线上处理，大大地降低了我们的时间成本，提高了组织沟通的效率。同时，基于成本管控前提实现了合同、履约、付款、发票四流合一，自动生成业务台账，大大地提高了工作的准确度，提升了项目成本及资金的风控能力。
—— 赵东方湖南建投一建 副总经理
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痛点
解决方案
效果
早期系统建设烟囱式发展，各个信息系统相互独立，形成了数据孤岛
钉钉专业版
应用中心
借助钉钉PaaS能力与工作台搭建了企业统一办公门户，集成各类系统，提高了员工工作效率
公司OA收发文通过线下管理，部门协同不畅、流程复杂，且人员管理工作量大，收发文信息 安全得不到保障，公文撰稿和套红的不规范，处理效率也很低
﻿宜搭﻿
根据业务部门需求，将各部门收文、发文、批文场景搬上低代码平台，分、子公司行政发文后，董事会/党委可对收文批注审核。目前，公司累计已完成收发文1900多条，高效快捷地实现了对公文全全流程数字化管理
建筑工程项目成本归集难，统计和分析工作量大，难以判断项目当前项目计划下的成本支出是否合理
应用中心
﻿宜搭﻿
通过钉钉开放平台及宜搭搭建了慧工程管理系统，将项目预算、进度、四流数据进行整合，实现了项目成本全过程风控预警及可视化，高效管控了实际项目成本，包括目标成本、合同成本、实际成本及实付成本，帮助公司更好的保障项目资金可控，平稳推进项目工程计划
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集成工作系统，统一使用门户
过去，湖南建投一建存在多个应用系统，如OA系统、培训平台和财务平台等，但它们之间缺乏统一的使用入口，系统间信息、数据不互通，给员工带来了使用上的不便。频繁切换多个系统、反复登录，不仅降低了处理效率，还增加了遗漏处理的风险。为了解决这些问题，湖南建投一建利用钉钉集成了各个系统，将钉钉作为唯一入口，实现单点登录。同时，基于钉钉开放能力，湖南建投一建还实现了项目管理和财务报销等系统的快速联动，各业务系统待办与消息提醒都在钉钉中提示。这些改进极大地提高了公司的管理效率，并为员工提供了更方便的工作方式。
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构建公文管理系统，促进公文管控规范化
以前，湖南建投一建采用传统的公文套红方式，其操作繁琐，审批处理不及时，同时缺乏公文资料的沉淀和历史记录。另外，由于公文资料需要手动筛选，查找历史公文数据的效率较低，且难以对其进行分析和复用。

湖南建投一建引入宜搭在线模板套红和钉钉审批解决了以上问题，大幅提高了公文处理效率。该系统实现了公文在线处理和数字化存储，规范了公文处理过程，提高了工作效率和公文管理质量。审批支持移动端操作，领导出差也不会影响公文处理，自动留痕保证审批的规范性。收文办理全过程智能化管控，涵盖签收、登记、拟办、批示、办理、传阅和归档等环节。公文支持随时随地查阅，支持自动化归档，方便管理和查询。整体上，该系统为公文管理带来了更高的规范性、高效性和便捷性。
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项目数据动态监控，强化进度及成本管控
过去，湖南建投一建在进行在建工程项目的成本数据管理方面面临着诸多困难和挑战。包括但不限于事前策划记录、事中管控和事后统计分析等环节存在一系列问题：
1）项目目标成本和实际成本使用线下表格记录、管理的方式，对比数据时通常需要跳转多个表格，并且线下数据容易变动，导致核对工作量大，无法及时跟进项目成本情况，难以发现项目超额问题；
2）在合同履约过程中，湖南建投一建采用手工录入数据的方式，需要将多个表格的数据进行逐一核对和汇总，这样会导致数据累加统计出现错误的可能性增加，给审核人员带来更大的工作量；
3）合同履约结算明细多为扫描件，数据查询不便，材料、分包、人工等单价无法快速分类查询，项目成本历史数据难以有效积累并利用；
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湖南建投一建通过钉钉宜搭低代码搭建了自己的慧工程管理系统，该系统按照公司的统一目标成本科目模板进行标准化作业，实现目标成本、合同成本、已发生成本（履约成本）、应付金额（供应商已开票）、实付金额等数据的自动汇总和集成。同时，系统支持成本动态监控，能够通过数据横向对比分析来实现快速掌控工程项目的成本状态，及时预警和强控项目成本风险。此外，该系统方便项目管理人员进行成本数据溯源，并及时采取纠偏措施，提高项目管理的效率和准确性。
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在数字化转型过程中，湖南建投一建积极引入先进的管理工具，以提升公司的办公效率、有效管理项目成本，还为员工带来了更好的使用体验。未来，湖南建投一建将不断深化数字化转型，进一步提高公司的工作效率和管理水平，并持续深化钉钉数字化工具的使用，不断优化业务流程，提升数据分析和管理能力，为公司发展提供有力支撑。
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