No.4-Teambition 如何帮设计师 1 年节省 500 小时
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我是谁
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哈喽，Teambition 的家人们大家好！我是李超，LogoMind 创始人、高流品牌实验室合伙人、中关村天使投资联盟首席设计师，曾就职于中国中建设计集团；曾留学都柏林理工大学。2 次创业经历，5 年自主创业，在设计行业深耕 8 年。
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LogoMind｜品牌想落地·得有好设计
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LogoMind 是一家新锐品牌视觉设计公司，主营业务有品牌设计与策划、平面广告设计、产品包装设计、活动会展设计。
过去四年我们努力用作品征服一线客户，已经为央视连续设计 8 部纪录片海报，为北京最大的峰会「中关村论坛」设计大会视觉，为字节跳动设计 10 周年线上公益展……
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看看作品
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我们相信我们始终相信一切设计都是为了解决具体的商业问题！
一家企业的商业模式、产品矩阵、营销策略等战略思考，最终都将落地为可视化的品牌形象、产品包装、宣传海报等设计物料，然后通过这些设计物料去触达消费者。
LogoMind 相信“只有通过更好的设计，才能准确翻译出企业战略，也才能够真正有效地落地企业战略” ！
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我们为什么使用 Teambition
先说说设计师工作的痛点
1.多项目并行的协同非常复杂
作为设计公司，我们必然会同时服务好几个甲方，这就意味着好几个项目会同时并行推进。
这时候团队小伙伴要想准确地知道，某个具体项目现在推进到什么阶段了，调研工作是不是完成了，插画师什么时候开始介入工作，这会非常混乱。
2.文件管理复杂
设计师同学一定深有体会，由于设计工作的特殊性，我们常常会产生一大堆这样的文件，「最终版、最最最终版、打死也不改版」这些文件。无限的修改还不是最恐怖的，而是改来改去，很有可能甲方会选择第一稿方案，然而此时此刻，你的文件已经乱成了一团，根本想不起来哪个文件是最早的版本。
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第一阶段 / 野蛮生长
那个时候我们刚创业，项目不多人也很少，我和我的合伙人简单粗暴地用印象笔记和白板就完成了全部项目的管理。
●怎么快捷怎么来，拿到项目最重要。
●一个项目只有 3 种状态【提案】【修改】【完成】。
●完全没有协同概念，多人参与同一个项目时，同步进度和文件就是拿着硬盘拷来拷去。
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第二阶段 / 轻度协同
随着项目的增多，我们招聘了一些非全职的签约设计师，然后问题就出现了……
大家在项目中的配合不再是像以前一样，在工作室里直接能找到人，而是参与项目的同学甚至有的不在北京。为了解决这个问题，我们开始使用钉钉待办，最起码能知道哪个任务完成了，哪个任务没完成。
●基于钉钉待办做项目协同（当时还叫钉钉任务）
●轻度地解决了远程配合的问题，不用发消息追问也能知道任务是否完成。
●存在问题：一个个待办任务都是零散的，一旦执行复杂项目（例如大型峰会的视觉设计），待办里的任务逻辑就崩溃了。
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第三阶段 / All in one（ Teambition ）
再到后来，我们在对齐项目信息、同步工作进度上花的时间越来越多。设计文件散落在各个设计师的电脑上，项目协同的时候没办法第一时间找到最新版文件。而且，我发现我们没办法沉淀工作流程和方法。我感觉这样下去也不是办法，于是我们就开始全面使用 Teambition。
●每个项目的状态变得前所未有地清晰透明，设计师、插画师等不同人员的配合也变得直观起来。
●项目背景信息不再需要花大量时间去沟通对齐，所有信息都放在任务卡片里一目了然。
●所有设计文件全部上云，不管身处何地都能第一时间拿到最新版方案，Teambition 就是团队的网盘。
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（LogoMind 设计项目执行流程 1.0）
流程的价值
经过多次迭代之后，我们现在已经有一套非常系统的项目执行流程，一方面能够让设计师的工作流程更直观，更重要的是一套稳定运行的项目流程能够最大程度保障设计作品产出的质量。
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（八大环节保障交付质量）
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利用 Teambition 能够轻松地搭建出不同类型任务的不同工作流程，这是一个组织沉淀工作经验的最好办法。
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以国潮大会为例，看看 LogoMind 如何用 Teambition 提高工作效率
「国潮新消费大会」是我们在去年 10 月主创设计的一场大型行业峰会。这场峰会包含 1 天颁奖典礼加 2 天的高峰论坛，其中包含22场主题演讲，9 场圆桌对话，共计 130 多项设计任务，并且我们需要同时对接 11 个团队，内外部协作是可预见的复杂。
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立项阶段：项目概览
在立项之初，我们新建一个【国潮大会】的独立项目，以区别其他日常重复的项目，我们通过在「项目概览」里完善项目信息，让团队快速了解大会背景信息，快速融入这场新战役。
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一场复杂的大会视觉会包含主 KV、IP 形象、大屏 Keynote 、话题海报、签到背景板、通道门头、嘉宾资料袋、嘉宾胸牌、活动日程卡等诸多物料设计需求。有些物料是需要批量印刷，有些物料则需要喷绘制作，还有一些物料仅用作大屏呈现或者线上传播。我们在建立设计任务的时候分成了三个组“核心视觉、会场搭建、通用物料”。因为不同物料的设计流程是孑然不同的，将任务归类分组最大的好处就是可以匹配不同的工作流。
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执行阶段：甘特图/文件库
我们将每项任务都设置一个具体的负责人，确保事事有着落。同时使用 Teambition 的甘特图功能对每项设计任务进行规划排期。这样整个团队面对一张设计排期图自然能更加清楚物料推进的节奏，有效的避免了各协作部门一头雾水反复催稿的情况。
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我们把整个项目文件全部上云，放到 Teambition 文件库中，团队同学能够方便的取用客户文件或者保存设计文件，即便是在外出开会的情况也能方便的找到各类文件。避免了文件散落在不同设计负责人的电脑上，导致想找文件必先找人的尴尬局面。
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大家还记得我在前面提到的设计师工作的痛点吗？
就是文件版本杂乱的问题。在 Teambition 里有个特别好用的功能「更新版本」，我一直感叹这个功能简直是设计师的福音，它有效地避免了设计文件混乱的情况，每个方案只有“一个文件”，新版本直接更新覆盖到旧版本上，也可以方便地随时回跳到旧版本。
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复盘阶段：统计/项目模版
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大会顺利完成后，总少不了项目复盘。有效的复盘能帮助我们发现问题沉淀经验，从而不断迭代优化业务能力。
借助 Teambition 的「统计」功能，让我们以上帝视角看到执行过程中大家可能从不会注意到的细节，例如在此次国潮大会中，74%  的设计方案的交付是集中在会前一个月，这个数据可以帮助我们思考如何有效引导甲方及时确认方案，避免留给印刷制作的时间太过紧张的情况。
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大会过后，我们可以把这样一场大会的项目流程、任务分组以及复盘数据源的统计方法全部保存为【项目模板】。对于一家乙方公司，每一个项目成果都是独一无二的不可复用的，但是工作方法和最佳实践却是可以沉淀下来并不断复用的。借助 Teambition 的模版功能，我们能够不断优化迭代业务能力。
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LogoMind 使用 Teambition 的一些小技巧
巧用文档，设计交付更轻松
例如刚刚讲过的国潮大会，它所涉到的设计物料非常繁杂。有些需要印刷制作．而有些只是需要在大屏展示或线上投放传播。如何确保宣传组的同学能方便快捷的找到「微博联名海报.jpg」而不是在一团乱麻的微信群文件里翻找，这是每次大型活动都会遇上的难题。
我们利用 Teambition 打造了自己的解决方案，所思知识库。
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在 Teambition 中每个项目都可以建立一个专属的所思知识库。我们利用知识库为所有的设计物料建立对应的文档，并在文档中上传相应的预览图和制作文件。由于知识库是树状结构的特性，可以很方便将其归类建立文件夹。
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最后我们需要做的只是将设计方案知识库公开发布，把知识库链接复制发送给客户或者搭建制作方。他们点开链接仅仅是一个网页，可以非常方便地找到自己需要的文件，甚至不限速下载源文件用于印刷制作（这不比某度网盘香吗
）。
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这个用法现在也可以用钉钉文档实现！！！
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工作流程自动化
利用 Teambition 实现流程自动化，这应该算是一个高阶玩法了！
由于我们对于绝大部分设计项目的交付节奏是标准化的。所以我们利用「配置条件和后置动作」实现任务自动变更截止日期，这样就解放了项目经理每天花大量时间设置排期，节省了大量时间。
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在工作流配置的时候，点击任何一个流程的【···】按钮，可以看到配置条件和后置动作。
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可以设置当任务拖动到该状态后，自动把截止日期改为 2 天后。
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除了自动变更「截止日期」，这个选项还有很多玩法。
例如配置执行条件，没填写某些字段就无法拖动任务流转。甚至还可以打通钉钉审批，没有审批通过，这个任务也不允许完成。
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收尾总结
得益于 Teambition 这个强大的项目协同工具，让我们设计师原本需要花整整半天时间去开的项目启动会，现在只需要几分钟通过查看「项目概览」就能基本对齐一个新项目前期情况。让项目经理原本需要花 1 小时制作的排期规划，现在通过「自动化流转」，完全不需要项目经理专门投入时间去规划排期。
我们全面 All in One 使用 Teambition 以来，我经常能听到团队的同学感叹 Teambition 简直太香了，而且是越用越香。先进好用的工具会帮助我们消除很多“无效时间”的浪费，帮助我们把有限的精力更多地投入在设计作品的产出上。
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如果你愿意和我交流，我可以
1.给你的品牌策略出点主意（品牌设计单收费）
2.给你的产品包装找找升级点
3.如果你要举办发布会、行业峰会，也可以找我（策划、视觉、执行，全案把控）
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我们在钉钉上聊聊👉
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钉钉扫码加我
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