📄 办公用品采购
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行政工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的工作事务。提升行政工作的效率对提升整个公司的工作效率有极大的助益。
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一些规模较小的团队，会使用邮件、Excel 甚至微信进行信息记录和沟通，经常会导致信息同步不及时和遗漏任务。而一般大公司会选择自建企业门户系统来管理这些事务，这种解决方案不仅部署和维护成本高，而且界面可能非常复杂、操作繁琐，对于没有基础的同事来说上手难度较大。
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有没有一种比较轻量的工具，既能让事情变得井井有条，轻松管理公司日常工作，又不会增加过多的学习成本？
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以下，我们以「办公用品采购」为例，介绍「一个任务是一件采购待办事项」和「看板上从左至右的任务列表代表着时间的流程阶段」等两个基本逻辑，它们配合起来，就可以举一反三，建立出许多行政管理的流程。
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首先，我们可以建立一个名为「行政管理」的项目，并设置「办公用品采购」任务分组。
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在任务板上，流程的每一步都是一个阶段。我们可以按照公司实际情况，将办公用品的采购流程确定为“未完成”、“部门经理审批”、“进行中”、“已完成”四个阶段。公司中需要申请办公用品的员工自行在“未完成”这个阶段下创建一条采购任务，同时，将部门经理、行政同事添加为参与者。行政部的同事每天只需在这个任务面板中查看需要采购的物品清单，并且可以实现审批的功能。随着任务在不同阶段的流转，任务的参与者都可以及时了解到采购进度。
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采购物品的信息、要求都可以在任务备注甚至以子任务的形式添加。将采购任务以执行者的方式指派给行政部同事。可以设置截止日期，避免遗忘或者拖延太久。
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运用任务分组管理不同的行政事务
行政工作不只有办公用品采购。根据不同的行政工作内容，通过创建任务分组的形式，将不同流程、不同内容的工作统一在一个项目内进行管理。繁杂、琐碎的日常工作有了清晰、明确的分类，在每个任务分组下，都可以单独进行相应的流程管理。
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